Thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015, để có cơ sở triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể quy định tại mục III, phần B, Điều 1 của Quyết định số 1605/QĐ-TTg về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ cơ quan nhà nước. Ngày 07/02/2012, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành văn bản số 282/BTTTT-ƯDCNTT về việc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý thông tin tổng phục vụ công tác lập, thẩm định và phê duyệt các dự án đầu tư.

Theo đó, tài liệu này là một hướng dẫn kỹ thuật, nhằm mục đích khuyến nghị các yêu cầu chức năng, tính năng kỹ thuật tối thiểu cho hệ thống quản lý thông tin tổng thể, giúp các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp và tổ chức khác có nhu cầu, xem xét, đánh giá, đi tới quyết định lựa chọn các giải pháp hệ thống quản lý thông tin tổng thể phù hợp.  Đối tượng áp dụng bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương; doanh nghiệp và các tổ chức khác có nhu cầu có thể tham khảo, áp dụng.

Hệ thống quản lý thông tin tổng thể (Enterprise Content Management) được hiểu là nền tảng ứng dụng, cung cấp các chức năng cơ bản như thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo quản và phân phối hiệu quả nguồn nội dung, thông tin phi cấu trúc của tổ chức. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể có 3 đặc tính cơ bản là:

- Đặc tính thứ nhất: hệ thống quản lý thông tin tổng thể như là một ứng dụng phần mềm trung gian (middleware), cho phép tích hợp, kết nối các hệ thống thông tin trong một tổ chức. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể được triển khai để khắc phục những hạn chế về tính nhất quán thông tin do hoạt động riêng rẽ của các phần mềm ứng dụng, đặc biệt cho phép ghép nối quy trình nghiệp vụ ở các khâu chuyển đổi dữ liệu từ phi cấu trúc sang có cấu trúc. Như vậy, hệ thống quản lý thông tin tổng thể cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết, phục vụ hoạt động của các hệ thống thông tin dựa trên nền tảng web. Trong đặc tính này, cơ chế tích hợp ứng dụng tổng thể (EAI - Enterprise Application Integration) và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA - Service-Oriented Architecture) đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ hai: các thành phần/phân hệ (thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo quản, phân phối) của hệ thống quản lý thông tin tổng thể như là những dịch vụ có tính độc lập tương đối. Các chức năng này được khai thác như các dịch vụ dùng chung, cho phép tất cả các ứng dụng trong tổ chức có liên quan đều có thể sử dụng, nhờ vậy tổ chức tránh được đầu tư trùng lặp. Trong đặc tính này, tiêu chuẩn cho các giao tiếp phục vụ kết nối giữa các dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ ba: mục đích của hệ thống quản lý thông tin tổng thể là hình thành một “tổng” kho lưu trữ thống nhất “nguồn lực” thông tin của tổ chức. Dữ liệu các cấp trong tổ chức do các hệ thống thông tin quản lý sẽ được đồng bộ và lưu trữ tập trung tại một kho thống nhất, đảm bảo cung cấp dữ liệu cần thiết cho tất cả các ứng dụng. Nhờ vậy, tổ chức loại bỏ tính thiếu nhất quán về thông tin, dữ liệu và giảm thiểu được chi phí quản lý và không gian lưu trữ. Trong đặc tính này, việc quản lý vòng đời của tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

Mục tiêu yêu cầu chức năng: thu thập, quản lý toàn diện các nội dung đã được số hóa của tổ chức; phân loại, lưu trữ và bảo quản các nội dung đã được số hóa của tổ chức; cung cấp thông tin, dữ liệu theo yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của tổ chức nhằm trao đổi, chia sẻ, xác minh, tìm kiếm hoặc cung cấp dữ liệu đầu vào cho các ứng dụng khác; cung cấp môi trường cộng tác an toàn, bảo mật, cho phép người dùng làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet; hỗ trợ cung cấp thông tin, dữ liệu phù hợp cho các đối tượng ở bên ngoài.

Nguyên tắc xây dựng yêu cầu tính năng: đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu với các hệ thống thông tin khác trong tổ chức; hướng tới xây dựng hệ thống thông tin tổng thể, hoàn chỉnh, khả chuyển, thông suốt, ổn định, an toàn, bảo mật trong toàn bộ tổ chức; đáp ứng được với các yêu cầu về quản lý lưu trữ.

Bên cạnh đó, có một số khuyến nghị với các tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể: triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể là một bước tiến hướng đến xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh, tổng thể trong toàn bộ tổ chức nhằm tiết kiệm chi phí, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thay đổi, tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức; tổ chức cần có quy chế làm việc với quy trình, thủ tục làm việc rõ ràng, các biểu mẫu đã được chuẩn hóa và có mức độ sẵn sàng cao về tổ chức, nhân sự, hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin.

Trong quá trình triển khai thực hiện , các đơn vị có thể trao đổi về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Ứng dụng công nghệ thông tin) để được hướng dẫn, giải quyết./.

(Đinh Thị Thanh Vân, Cục Ứng dụng CNTT)