Nhằm thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, ngày 03/12/2008, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước (Chỉ thị). Thực hiện nhiệm vụ được giao về việc đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện Chỉ thị, ngày 23/02/2010, Bộ Thông tin và Truyền thông đã có Công văn số 476/BTTTT-ƯDCNTT gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhằm đôn đốc các cơ quan đẩy mạnh triển khai các nội dung Chỉ thị và đề nghị báo cáo tình hình thực hiện Chỉ thị, ngày 28/10/2010, Bộ Thông tin và Truyền thông có Công văn số 3609/BTTTT- ƯDCNTT gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề nghị đánh giá tình hình ứng dụng CNTT của cơ quan nhà nước năm 2010 trong đó có nội dung sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Đến nay, Bộ Thông tin và Truyền thông đã nhận được báo cáo của 28 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Căn cứ các báo cáo nhận được, ngày 18/04/2011, Bộ Thông tin và Truyền thông đã có Văn bản số 22/BC-BTTTT báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình thực hiện Chỉ thị.

Từ tổng hợp tình hình thực hiện Chỉ thị, có thể thấy rằng đa số các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã có những nỗ lực, nghiêm túc trong việc thực hiện Chỉ thị. Hệ thống thư điện tử đã được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, bước đầu đã làm tăng năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí. Có thể điểm qua những kết quả chính đã đạt được so với những nội dung Chỉ thị đề ra, đó là:

- Bước đầu đã bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho triển khai hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước; nhiều cán bộ, công chức đã được cung cấp hộp thư điện tử để sử dụng (đạt tỷ lệ 85% CBCC đến cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, 75% CBCC đến cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các tỉnh/thành phố).

- Phần lớn cơ quan nhà nước đã ban hành quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử, trong đó quy định rõ trách nhiệm của các cán bộ, công chức khi sử dụng thư điện tử trong công việc (đạt tỷ lệ 86% các đơn vị tại các Bộ đến cấp đơn vị trực thuộc, 82% các đơn vị tại các địa phương đến cấp sở, ban, ngành, quận, huyện).

- Nhiều văn bản đã được các cơ quan nhà nước trao đổi qua hệ thống thư điện tử, bước đầu minh chứng rõ hiệu quả của việc sử dụng thư điện tử, tạo lòng tin, quyết tâm sử dụng thư điện tử trong thời gian tới.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai vẫn bộc lộ rõ các hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới đó là:

- Hạ tầng kỹ thuật vẫn chưa bảo đảm nhu cầu thực tế công việc. Đặc biệt là vấn đề an toàn, an ninh thông tin.

- Một số cơ quan chưa xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử, hoặc đã xây dựng nhưng chưa quy định rõ quy trình công việc khi ứng dụng thư điện tử, các loại văn bản bắt buộc được gửi qua hệ thống thư điện tử.

- Nhiều lãnh đạo cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức chưa có ý thức, quyết tâm sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc.

Trên cơ sở các đề xuất, kiến nghị của các cơ quan và đánh giá chung về tình hình thực hiện Chỉ thị, Bộ Thông tin và Truyền thông đã đề xuất Thủ tướng Chính phủ tiếp tục chỉ đạo các Bộ, ngành, địa phương triển khai các nội dung nhằm tiếp tục thực hiện tốt Chỉ thị trong thời gian tới, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước. Cụ thể:

- Trong các chương trình, kế hoạch ứng dụng CNTT của cơ quan nhà nước các cấp, cần xác định rõ mục tiêu, nội dung triển khai hệ thống thư điện tử trong công việc.

- Nâng cấp, mở rộng hạ tầng kỹ thuật bảo đảm ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung và ứng dụng hệ thống thư điện tử nói riêng. Chú trọng vấn đề an toàn, an ninh thông tin, đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước.

- Xác định rõ trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan nhà nước các cấp trong việc triển khai ứng dụng CNTT tại cơ quan mình.

- Tăng cường công tác đào tạo CNTT cho cán bộ, công chức nhà nước các cấp. Đồng thời ban hành các quy định, quy chế có tính bắt buộc ứng dụng CNTT nói chung và sử dụng thư điện tử nói riêng nhằm nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm.

- Có cơ chế chính sách phù hợp nhằm bảo đảm thu hút đủ nguồn nhân lực có chất lượng cho các cơ quan chuyên trách CNTT các cấp.